Tổng hợp các loại chứng từ vận tải phổ biến nhất hiện nay

Bất kỳ loại hình vận tải nào cũng cần đến bộ chứng từ như là điều kiện để hợp tác lâu dài giữa khách hàng với đơn vị vận tải, giúp quá trình vận chuyển hàng hóa được diễn ra một cách thuận lợi. Để hiểu sâu hơn về các loại chứng từ vận tải thì những phân tích chi tiết sau đây là không thể bỏ qua!

I. Định nghĩa về chứng từ vận tải

Chứng từ giống như là hộ chiếu cho hàng hoá để được xác định và thông quan. Thông thường, căn cứ vào chức năng thì những chứng từ sẽ được chia thành các loại gồm chứng từ vận tải, chứng từ hàng hóa, chứng từ kho hàng, chứng từ bảo hiểm và chứng từ hải quan. 

Trong đó, chứng từ vận tải là chứng từ không thể thiếu liên quan đến hình thức vận chuyển hàng hóa. Đây là loại giấy tờ do đơn vị vận tải cấp cho khách hàng để xác định họ đã nhận được hàng hóa để chuyên chở. Nó sẽ chứng minh việc hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ, tránh tình trạng sai sót trong quá trình vận chuyển và có vai trò rất quan trọng như một biên bản hàng hóa. 

Các loại chứng từ vận tải phổ biến nhất hiện nay bao gồm:

• Chứng từ vận tải đường biển.
• Chứng từ vận tải đường bộ.
• Chứng từ vận tải đường hàng không.
• Chứng từ vận tải đường sắt.

II. Tổng hợp chứng từ vận tải phổ biến nhất hiện nay

Dưới đây là phân tích chi tiết về các loại chứng từ vận tải phổ biến nhất hiện nay mà các đơn vị có nhu cầu xuất, nhập khẩu hàng hóa cũng như đơn vị kinh doanh vận tải cần phải biết, để chuẩn bị đầy đủ khi thực hiện vận chuyển hàng hóa.

1. Các chứng từ vận tải đường biển

Chứng từ vận chuyển đường biển là tập hợp những loại giấy tờ cần có để kiểm soát hàng hóa một cách chặt chẽ trong giai đoạn xếp lên tàu. Những người giao và nhận hàng cần chuẩn bị các giấy tờ cụ thể sau: 

• Biên lai thuyền phó

Là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng, cấp cho người người gửi hàng/chủ hàng, nhằm xác nhận tàu đã nhận xong hàng. Nếu bao bì của hàng hóa không chắc chắn thì trên biên lai thuyền phó phải ghi rõ. Dựa vào biên lai, thuyền trưởng và thuyền phó sẽ ký vào vận đơn đường biển để xác nhận mình đã nhận hàng.

•  Vận đơn đường biển

Đây là chứng từ vận tải quan trọng, do người chuyên chở hàng hóa hoặc người đại diện cấp cho người gửi hàng, khi hàng đã nhận được để xếp hoặc đã xếp lên tàu. Vận đơn đường biển được xem như là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở và giao dịch hàng hóa. 

•  Bản kê khai hàng hóa

Đây là chứng từ do đại lý tại cảng xếp hàng lập nên. Nó được xem là bảng liệt kê về hàng hóa đã được xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng khác. Thời điểm làm bảng kê khai hàng hóa là ngay sau khi xếp hàng xong, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn đường biển, chỉ cần hoàn thành trước thời điểm làm thủ tục cho tàu rời cảng.

• Phiếu kiểm kê 

Là chứng từ gốc, chốt số lượng hàng hóa đã được xếp lên tàu chở hàng. 01 bản sao của phiếu kiểm kê sẽ được giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hóa để lưu giữ. Loại phiếu này sẽ rất cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hóa sau này.

•  Sơ đồ xếp hàng hóa 

Đây là bản vẽ chứng từ vận tải chi tiết, miêu tả về sơ đồ sắp xếp hàng hóa trên tàu. Để tránh nhầm lẫn giữa những lô hàng xuất cho các cảng khác nhau, người ta thường dùng màu sắc không giống nhau để phân biệt. Sơ đồ này thường được gửi trước cho những người đảm nhận việc dỡ hàng tại cảng trả hàng, để họ xây dựng phương án dỡ hàng phù hợp.

•  Chỉ thị xếp hàng hóa

Chỉ thị xếp hàng hóa là do người gửi hàng lập ra, gửi cho công ty vận tải cũng như cơ quan quản lý cảng, cung cấp đầy đủ về hàng hóa để xếp lên tàu tại cảng biển theo những chỉ dẫn cần thiết.

• Các chứng từ khác

Ngoài chứng từ vận chuyển trên còn có chứng từ hải quan và các chứng từ khác về hàng hoá, bảo hiểm, thanh toán như hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng, phiếu đóng gói, chứng từ bảo hiểm.

2. Chứng từ vận tải đường bộ

Nếu vận tải đường biển sẽ yêu cầu bắt buộc phải có các loại vận đơn, thì hình thức vận tải đường bộ sẽ không có vận đơn theo yêu cầu, thay vào đó là các loại chứng từ vận tải đường bộ quan trọng bắt buộc cần xuất trình khác, cụ thể cần các loại sau:

• Giấy tờ xe

Chứng từ vận chuyển đường bộ không thể thiếu các loại giấy tờ xe sau: Giấy đăng ký xe, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận kiểm định xe có dán tem, giấy lưu hành đối với xe quá khổ/quá tải (nếu có), phù hiệu xe chạy hợp đồng (đối với xe khách chạy hợp đồng), sổ nhật trình chạy xe (đối với xe khách tuyến cố định).

• Giấy tờ của chủ phương tiện

Theo quy định của pháp luật, chủ phương tiện cần phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể.

• Giấy tờ của người điều khiển phương tiện 

Người điều khiển phương tiện vận chuyển hàng hóa cần đem theo các loại giấy tờ sau: Giấy phép lái xe, giấy chứng nhận đã tập huấn lái xe taxi hoặc đã được huấn luyện vận chuyển hàng nguy hiểm khi thực hiện nhiệm vụ tương ứng, giấy chứng nhận sức khỏe định kỳ.

• Các loại giấy tờ khác 

Ngoài các giấy tờ trên, chứng từ vận tải đường bộ còn cần các loại khác như:

• Hợp đồng vận chuyển: Là văn bản cam kết thực hiện những thỏa thuận của bên vận tải và bên thuê vận tải.
• Phiếu thu cước: Phản ánh kết quả kinh doanh vận tải, được dùng để làm chứng từ tính cước vận chuyển hàng hóa và dịch vụ. 
• Giấy đi đường: Áp dụng với các loại xe kinh doanh vận tải hàng hóa, cấp cho từng chuyến hàng của mỗi xe để giao công việc cho người lái xe và để làm chứng từ trong quá trình thực hiện vận chuyển. 
• Giấy gửi hàng: Có thể thay cho hóa đơn, phiếu xuất kho và còn là chứng từ pháp lý về hàng hóa được chở trên xe.

3. Chứng từ vận tải đường hàng không

Chứng từ vận tải hàng không là loại vận đơn sử dụng trong vận chuyển hàng hóa. Nó là bằng chứng về hợp đồng đã được ký kết giữa bên gửi hàng và hãng bay chuyên chở. Chứng từ vận tải hàng không gồm vận đơn thứ cấp và vận đơn chủ.

•  Vận đơn thứ cấp - House Air Waybill

Vận đơn này do người giao nhận hàng hóa cấp cho chủ hàng lẻ khi nhận hàng, để chủ hàng dùng nhận hàng ở nơi đến. Như vậy, vận đơn thứ cấp là chứng từ nhằm điều chỉnh các mối quan hệ giữa người giao nhận và chủ hàng, là căn cứ để nhận hàng hóa giữa hai bên.

• Vận đơn chủ - Master Air Waybill

Vận đơn chủ là do hãng hàng không cấp, dùng làm chứng từ giao nhận hàng hóa giữa người chuyên chở hàng không và người giao nhận và để điều chỉnh mối quan hệ giữa những người này.

4. Chứng từ vận tải đường sắt

Chứng từ cơ bản và quan trọng trọng vận tải đường sắt đó chính là vận đơn đường sắt (Railway Bill Of Lading). Chứng từ vận tải này do người chuyên chở cung cấp cho người gửi hàng hóa. Trong đó ghi rõ nội dung chi tiết về loại hàng, số lượng, điểm đến của hàng hóa được vận chuyển. Nó là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng hóa, là biên lai do đường sắt xác nhận. 

Vận đơn đường sắt phải ghi rõ nội dung sau: 

• Phần do người gửi hàng ghi

Bao gồm các thông tin như tên người gửi, địa chỉ bưu điện, số hợp đồng xuất nhập khẩu, tên ga gửi, những ghi chú đặc biệt của chủ gửi, tên và địa chỉ của người nhận, tên các ga biên giới mà hàng hoá đi qua, tên đường sắt đến và ga đến, tên hàng, ký hiệu, số kiện, trọng lượng, loại bao bì của hàng hoá, loại lô hàng, giá trị hàng hoá, các giấy tờ đính kèm, chữ ký của chủ gửi.\

• Phần do đường sắt ghi

Gồm các thông tin như loại lô hàng, ghi chép về toa xe, trọng lượng hàng hoá do đường sắt xác định, dấu ngày tháng nhận hàng của ga đến, dấu niêm phong toa xe, tiền cước chuyên chở.

Hy vọng, qua bài viết trên đây bạn đã biết về chứng từ vận tải và cần phải chuẩn bị những chứng từ nào khi vận chuyển hàng hóa. Đây là quy định của pháp luật nên hãy đảm bảo rằng bạn có đầy đủ những hóa đơn cũng như chứng từ theo yêu cầu. Nếu cần tư vấn và biết thêm chi tiết, hãy liên hệ ngay INTERONE LOGISTIC để được hỗ trợ tốt nhất. 

Interone được khách hàng đánh giá là đơn vị cung cấp các dịch vụ về logistics, vận tải nội địa và quốc tế uy tín hàng đầu. Chúng tôi đã và đang được nhiều cá nhân, doanh nghiệp quan tâm, lựa chọn khi vận chuyển hàng hóa. Đến với chúng tôi để hàng hóa của bạn được vận chuyển một cách nhanh chóng, an toàn và thuận tiện nhất. 

Vui lòng liên hệ:

• Trụ sở chính: Tầng 5, 116 Phường Trung Liệt, Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội

• Phone: 024.7305.0668 

• Email: info@itolog.net