Vận chuyển đường biển là gì? Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Vận chuyển đường biển có thể hiểu là phương thức vận chuyển hàng bằng đường biển, bằng cách sử dụng các tàu thuyền chở hàng, kết hợp cùng các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng khác để vận chuyển hàng hoá. Trong đó phải kể đến cần cẩu, xe cẩu tự hành, các cảng biển, cảng trung chuyển tàu thuyền. Loại hình vận chuyển này thích hợp cho vùng lãnh thổ, quốc gia có cảng biển thuận lợi cho tàu thuyền ra vào và neo đậu.

Vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Một số hình thức vận chuyển đường biển thường được sử dụng gồm: Tải nguyên container (FCL), vận chuyển hàng lẻ (LCL), tải nguyên xe chở có thêm hàng chất trên xe (RORO), vận chuyển hàng rời khô được thả hoặc đổ vào hầm tàu,... 

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển được nhiều doanh nghiệp tìm hiểu và lựa chọn, điều đó được minh chứng bằng những ưu điểm mà loại hình vận chuyển này mang lại cho họ. Nó có khá nhiều ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí hơn so với các phương tiện vận tải khác như hàng không, đường bộ bởi phí vận chuyển và các khoản thuế thấp. Thường rẻ hơn 4-6 lần so với đường hàng không.
• Năng lực chuyên chở lớn, tải được cả những hàng cồng kềnh và có trọng tải cực lớn như đồ nội thất, xe cộ,...
• Có nhiều hình thức vận chuyển khác nhau như FCL, LCL, RORO,... để khách hàng lựa chọn.
• Chuyên chở hàng hóa đường dài hiệu quả, có thể đến bất kỳ nơi nào trên thế giới.
• Thân thiện với môi trường hơn so với đường hàng không và ít gặp trở ngại hơn đường bộ.
   

Xuất khẩu hàng bằng đường biển có khá nhiều ưu điểm

Với những ưu điểm trên, vận tải đường biển đang ngày càng trở nên phổ biến, nhất là khi hàng hóa của bạn cần vận chuyển đường dài với khối lượng lớn thì đây là lựa chọn hàng đầu.
Tuy nhiên, bất kỳ loại hình vận chuyển nào cũng có ít nhiều hạn chế và quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cũng vậy.

Dưới đây là một số điểm hạn chế của quy trình xuất khẩu bằng đường biển:

• Di chuyển chậm nên mất khá nhiều thời gian: Có thể cần vài tuần hoặc cả tháng để chuyển hàng hóa đi quốc tế.
• Không phù hợp để xuất khẩu vận chuyển lượng hàng ít: Giá có thể cao so với lượng hàng.
• Đòi hỏi kỹ thuật cao trong bảo quản chất lượng hàng hóa.
• Hàng hóa dễ bị hư hỏng, mất mát vì chịu nhiều rủi ro hơn so với vận chuyển đường hàng không: Thời tiết, cướp biển (dù rất hiếm).

 Vận chuyển đường biển chịu nhiều rủi ro về thời tiết

Hãy xem xét, đối chiếu về tình trạng, đặc điểm hàng hóa bạn cần xuất khẩu với những ưu, nhược điểm trên, cân nhắc lúc nào nên chọn vận chuyển bằng đường biển để mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Nếu các mặt hàng bạn cần xuất khẩu thuộc các loại sau đây thì vận chuyển bằng đường biển là lựa chọn phù hợp nhất: Hàng đóng hộp, các loại giày làm bằng da hoặc vải, đồ chơi, khoáng sản có giá trị thấp với số lượng vô cùng lớn như than quặng, mặt hàng dễ hỏng hoặc có tính chất đặc biệt như hàng đông lạnh hoặc có kích thước siêu nặng.

Không thể phủ nhận một trong những hạn chế của quy trình xuất khẩu bằng đường biển là mất khá nhiều thời gian, nhất là so với đường hàng không. Những việc sau đây chiếm khá nhiều thời gian khiến việc tàu cập bến trở nên chậm:

• Thời gian trung chuyển hàng từ điểm xuất phát đến cảng biển.
• Thời gian chờ làm thủ tục hải quan khá lâu từ cả hai phía nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu.
• Thời gian hàng hóa vận chuyển trên biển

Cần nhiều thời gian khi giao hàng bằng đường biển

Các doanh nghiệp nên liên hệ trước với công ty vận chuyển để biết thời gian có thể mất cho một chuyến đi, từ đó lên kế hoạch sớm cho việc xuất khẩu hàng. Bạn cũng cần dự tính trước những vấn đề ngoài ý muốn có thể xảy ra, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, như nhà cung cấp không chở hàng đến cảng kịp trước khi tàu cắt máng, thời tiết diễn biến xấu, trục trặc trong thủ tục hải quan,...  
Hãy lên kế hoạch và sắp xếp cho lô hàng của mình thật tốt, trước khi triển khai các bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển. 

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển khá phức tạp với nhiều khâu khác nhau,  được thực hiện tuần tự theo các bước cơ bản dưới đây.
 

1. Đàm phán và ký kết hợp đồng 

Đây là bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển. Chủ hàng và chủ tàu sẽ thương lượng về nhiều điều khoản khác nhau trong hợp đồng như thỏa thuận cụ thể về hàng hóa, điều kiện giao hàng, về quyền và trách nhiệm của hai bên. Tiến hành ký hợp đồng sau khi thống nhất về các điều khoản. Bước đàm phán và đồng ký kết quyết định đến lợi nhuận của công ty, nên chủ hàng phải nghiên cứu thật kỹ trước khi đặt bút ký.
 

Đàm phán để đi đến ký hợp đồng

2. Xin phép xuất khẩu

Trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển, nếu hàng hóa của bạn thuộc vào diện phải xin giấy phép và chưa có giấy phép thì sẽ phải làm việc với cơ quan có thẩm quyền để xin giấy phép xuất khẩu. Thủ tục hồ sơ và quy trình xin giấy phép, thực hiện theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP và các quy định liên quan khác. Bạn sẽ chỉ cần xin giấy phép xuất khẩu lần đầu tiên xuất hàng và được sử dụng cho nhiều lần sau đó.
Việc giấy phép mất nhiều thời gian và quyết định đến việc hàng có được xuất hay không nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

3. Đặt booking với hãng tàu và lấy container rỗng 

Ở bước này của quy trình xuất khẩu bằng đường biển chủ hàng cần lưu ý:

• Nếu hàng bán theo điều kiện CIF thì chủ hàng phải tự tìm kiếm và liên hệ với phía FWD hoặc hãng tàu để chọn dịch vụ tàu tốt nhất. Chủ hàng trực tiếp ra cảng để cung cấp thông tin và xác nhận thông tin đặt tàu với hãng tàu và chọn container.
• Nếu là hàng xuất theo điều kiện FOB thì chủ hàng chỉ cần làm thủ tục hải quan rồi chuyển hàng ra cảng, còn việc đặt chỗ và lấy rỗng vùng chứa do bên mua đảm nhận. Chủ hàng dựa vào thông tin bên mua cung cấp về đơn vị vận chuyển để phối hợp trong sắp xếp hàng và thống nhất về lịch trình tàu.
   

Đặt tàu với hãng tàu và chọn container

Những điều trên đều được nêu rõ trong hợp đồng ngoại thương giữa bên xuất và nhập hàng. Sau khi đã hoàn thành đặt chỗ, bên vận chuyển sẽ gửi Booking để chủ hàng làm thủ tục kéo vỏ container rỗng và chuẩn bị đóng hàng.
Nếu Quý khách gặp khó khăn khi đặt chỗ trên tàu và lấy vỏ container rỗng, hãy để Interone Logistics giúp bạn. Liên hệ ngay hotline 024.7305.0668 để được hỗ trợ.

4. Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Bước thứ tư trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển là chuẩn bị hàng và kiểm tra hàng xuất. Chủ hàng sẽ cần chuẩn bị hàng như đã cam kết trong hợp đồng thương mại, đảm bảo về chất lượng lẫn số lượng. Sau đó kiểm tra hàng thật kỹ và tiến hành đóng hàng, niêm phong để chuẩn bị xuất hàng.
 

Chuẩn bị hàng xuất về số lượng và chất lượng

5. Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên ngành (nhãn hiệu vận chuyển)

Trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển, việc đóng gói hàng có thể tiến hành tại kho hoặc tại cảng. Cụ thể:

• Đóng gói hàng tại kho: Chủ hàng phối hợp với công nhân tại kho hàng của nhà máy tiến hành đóng gói hàng hóa. Trong khâu này, cần chú ý các thông tin liên quan đến lô hàng phải thật đầy đủ như tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng, số lượng, đóng bao nhiêu lớp carton, ký hiệu và in ấn trên từng package,… Các nội dung thông tin này phải theo đúng yêu cầu của khách hàng, nhất là đối với hàng LCL vì có liên quan đến hợp đồng ngoại thương.
• Đóng hàng tại cảng: Áp dụng quy trình đóng hàng tương tự như tại kho, nhưng sẽ cần nhiều thủ tục và giấy tờ hơn. Không những thế, việc đóng hàng tại cảng thường sẽ mất thêm chi phí cho việc thuê nhân công đóng hàng.

Ở bước này, doanh nghiệp cần có booking của hãng tàu để lấy vỏ container. Sau khi có vỏ container rỗng, bạn sẽ phải kéo về kho để tiến hành đóng hàng. Đừng quên kiểm tra kỹ tình trạng của container có tốt không nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
 
Kéo container rỗng để đóng hàng

Nếu doanh nghiệp không thể tự kéo cont rỗng, hãy liên hệ INTERONE. Chúng tôi sẽ giúp bạn kéo container về địa điểm chỉ định để đóng hàng và hạ cont tại bãi.

6. Mua hàng bảo hiểm

Mua bảo hiểm cho lô hàng là bước không thể thiếu trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển. Việc này giúp doanh nghiệp phòng ngừa các rủi ro có thể phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình vận chuyển và xuất khẩu hàng. Để mua bảo hiểm, chủ hàng cần liên hệ với công ty bảo hiểm và chọn mua mức bảo hiểm phù hợp với giá trị lô hàng của mình.
Tùy vào giá trị mỗi loại hàng hóa mà hạn mức bảo hiểm sẽ khác nhau, nhưng thường sẽ ở mức 2% tổng giá trị đơn hàng đối với hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển. Nếu hàng xuất theo điều kiện CNF hay FOB thì phía nhập hàng sẽ mua bảo hiểm chứ không phải bên xuất hàng.
 

Mua bảo hiểm cho lô hàng xuất

7. Làm thủ tục hải quan

Nếu hàng đóng tại kho thì giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan, còn đóng hàng tại cảng phải hoàn thành thủ tục hải quan trước khi hạ container. Đây là bước rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển. 
 

Thủ tục hải quan phải hoàn thành mới được phép xuất khẩu hàng

Dưới đây là toàn bộ quy trình khi làm thủ tục hải quan:
Mở tờ khai hải quan: 
Chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các chứng từ sau: 

• Giấy giới thiệu người đến liên hệ giao nhận hàng;
• Giấy tiếp nhận hồ sơ (hải quan cấp, 2 bản);
• Tờ khai hải quan (2 bản);
• Hợp đồng ngoại thương đã ký kết (bản sao);
• Hóa đơn thương mại (invoice);
• Phiếu đóng hàng (hay là packing list).
• Đăng ký tờ khai: Nhân viên tiếp nhận hồ sơ căn cứ nội dung thông tin được cung cấp ở bước mở tờ khai để nhập vào mẫu đăng ký tờ khai, sau đó trình lãnh đạo hải quan ký. Nếu lô hàng được duyệt thì xếp vào luồng xanh và được phép thông quan.
• Nếu lô hàng có vấn đề thì xếp vào luồng vàng hoặc luồng đỏ và sẽ phải bị kiểm tra.
• Đóng phí: Phí làm thủ tục hải quan phải được đóng đầy đủ sau khi hoàn tất đăng ký tờ khai.
• Lấy tờ khai: Bộ phận hải quan sẽ tiến hành tiếp nhận tờ khai, kiểm tra thông tin, tiến hành ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai.
• Thanh lý tờ khai: Chủ hàng nộp tờ khai cho phía cảng để họ kiểm tra container và seal đã hạ có đúng hay không. Hoàn thành xong bước này thì container sẽ bắt đầu được nhập vào hệ thống của cảng.
• Vào sổ tàu: Sau khi container đã được hạ thì tiến hành ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng giao nhận lô hàng của container.
• Thực xuất tờ khai hải quan: Giao nhận đơn hàng hoàn tất, nhân viên giao nhận làm thực xuất cho lô hàng gồm những giấy tờ:

• • Hóa đơn thương mại (01 bản chính);
  • Tờ khai hải quan (01 bản sao và 01 bản chính;
  • Vận đơn đường biển (bill tàu).

8. Giao hàng cho tàu

Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển chính là giao hàng cho tàu. Việc này phải thực hiện trước giờ tàu cắt máng (closing time) và trước khi thực xuất hàng, để tránh bị rơi hàng tại cảng dù hàng đã được xuất. Quá trình giao hàng hoàn thành khi bên xuất hàng đã nhận được vận đơn đường biển (surrendered bill hoặc bill gốc).
 

Giao hàng lên tàu trước khi tàu cắt máng

9. Thanh toán tiền hàng

Đây là bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Phía chủ hàng phải hoàn thành hồ sơ chứng từ xuất khẩu đường biển, bao gồm: 

• Phiếu đóng gói;
• Hóa đơn thương mại;
• Giấy chứng nhận chứng minh về xuất xứ của hàng hóa;
• Vận đơn đường biển;
• Giấy chứng nhận khử trùng.
   

Thanh toán tiền hàng là bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng đường biển

Nếu chọn thanh toán bằng L/C thì chủ hàng nộp bộ chứng từ trực tiếp tại ngân hàng đại diện gửi thông báo.
Toàn bộ quy trình xuất khẩu bằng đường biển trên khá nhiều bước, có thể khiến các doanh nghiệp xuất khẩu hàng bị bối rối, nhất là lần đầu làm quy trình này. Bạn có thể liên hệ công ty chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển - INTERONE để được tư vấn và hỗ trợ hoàn thành xuất hàng nhanh nhất. 
Liên hệ để được tư vấn:
Trụ sở chính: Tầng 5, 116 Phường Trung Liệt, Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
Phone: 024.7305.0668 
Email: info@itolog.net
Hy vọng với những thông tin về quy trình xuất khẩu bằng đường biển mà Interone vừa cung cấp ở trên sẽ giúp các cá nhân, doanh nghiệp có được những thông tin hữu ích và đầy đủ nhất. Đừng để quy trình khá phức tạp này là rào cản đưa sản phẩm ra thế giới. Hãy liên hệ ngay chúng tôi để nhận được dịch vụ tốt nhất về xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển!