Quy trình xuất khẩu hàng lẻ bằng đường biển mà bạn nhất định phải biết

LCL là thuật ngữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Less than Container Load, có nghĩa là hàng xếp không đủ một container. Đây là cách để mô tả phương thức vận chuyển hàng hóa bằng đường biển khi chủ hàng không đủ số lượng hàng để đóng nguyên một container, thay vào đó sẽ phải ghép chung với các lô hàng của chủ khác.
Trong trường hợp này, các công ty dịch vụ sẽ phân loại, sắp xếp và đóng chung nhiều lô hàng lẻ LCL vào cùng một container để vận chuyển từ cảng xếp tới cảng đích. Đây chính là hình thức gom hàng hay consolidation.
 

Áp dụng quy trình xuất khẩu hàng lẻ mang lại khá nhiều lợi ích cho khách hàng. 
●    Tiết kiệm chi phí vận chuyển
Đây là lợi ích nổi bật nhất của hình thức vận chuyển hàng lẻ LCL. Đối với chủ hàng (shipper) có lượng hàng hóa nhỏ, không đủ hàng hóa tối thiểu để đóng container thì lựa chọn LCL sẽ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển hơn. Bởi với dịch vụ xuất khẩu hàng lẻ LCL, chủ hàng chỉ phải chi trả cho trung gian mà họ sử dụng dịch vụ số tiền cước vận chuyển của một phần container mà thôi.
●    Tiết kiệm thời gian
Thay vì phải chờ đến khi đủ lượng hàng để đóng đầy container mới tiến hành vận chuyển, bằng cách chọn dịch vụ vận chuyển hàng lẻ LCL, chủ hàng có thể kết hợp với các chủ hàng khác để cùng đóng đầy một container. Hàng hóa sẽ nhanh chóng được xuất và đó là cách để tiết kiệm thời gian rất hiệu quả.
●    Tiết kiệm chi phí lưu kho bãi
Dịch vụ vận chuyển hàng lẻ LCL sẽ giúp chủ hàng hạn chế tình trạng hàng hóa phải lưu kho lâu để chờ đợi đến khi gom hàng đủ container. Lô hàng sẽ được vận chuyển ngay, tránh phát sinh chi phí lưu kho. 
Dưới đây là quy trình xuất khẩu hàng lẻ LCL bằng đường biển khách hàng nên tìm hiểu kỹ để áp dụng khi cần, mang lại nhiều lợi ích cho mình.

Trong trường hợp công ty xuất khẩu hàng lẻ muốn thuê công ty dịch vụ vận chuyển hàng hóa thì có thể bỏ qua một số bước nghiệp vụ đã thuê. Thế nhưng, công ty cũng cần phải tìm hiểu rõ về quy trình xuất khẩu hàng lẻ để phối hợp cho tốt trong quá trình làm thủ tục.
 

Dưới đây là chi tiết các bước chính trong quy trình xuất khẩu hàng lẻ bằng đường biển LCL.

1. Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng lẻ. Hai bên (chủ hàng và người nhập hàng) đàm phán với nhau và đi đến thống nhất về nội dung của hợp đồng ngoại thương ký kết. 
Hợp đồng nêu rõ về hàng hóa, trách nhiệm mỗi bên, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán,… Dựa vào các thỏa thuận này, chủ hàng biết được mình có trách nhiệm gì ở những bước sau đó trong quy trình xuất khẩu hàng lẻ.

2. Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có)

Bước này sẽ phải làm hoặc không còn tùy thuộc vào mặt hàng bạn xuất khẩu. Để biết mặt hàng mình xuất khẩu có yêu cầu xin giấy phép hay không thì doanh nghiệp nên tra cứu danh mục tại phụ lục III, Nghị định 69/2018/NĐ-CP.  Có hai trường hợp xảy ra:
Thứ nhất, nếu hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép xuất khẩu như khoáng sản, tiền chất, gỗ, dược liệu quý hiếm, vật liệu nổ,... chủ hàng phải xin giấy phép của các bộ ban ngành quản lý mặt hàng đó. Bước này mất khá nhiều thời gian nên bạn cần chuẩn bị kỹ trước khi tiến hành xuất khẩu.
Thứ hai: Nếu hàng hóa được phép xuất khẩu như hàng hóa thông thường, không thuộc diện cần xin giấy phép xuất khẩu thì bạn có thể bỏ qua bước hai.

3. Bước 3: Xác nhận thanh toán

Đây là nội dung quan trọng nhất trong hợp đồng ngoại thương đã ký kết trước đó. Những vướng mắc trong thanh toán, thường mang đến rủi ro cao cho nhà sản xuất khi mà trách nhiệm bên bán rất cao. Vì vậy, trước khi thực hiện xác nhận thanh toán theo những điều khoản đã ký trong hợp đồng, phía chủ hàng cần có nghiệp vụ cao để xem xét hợp đồng ngoại thương.

4. Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất bằng đường biển

Khi nhận được tiền đặt cọc thanh toán từ khách, chủ hàng sẽ lên kế hoạch để xuất bằng đường biển, bao gồm các công việc như kiểm tra, đóng gói hàng hóa và kiểm tra lịch tàu cho phù hợp.

5. Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải

Trong xuất khẩu hàng hóa, Booking tàu thường do các điều kiện giao hàng (Incoterms) và đơn vị vận chuyển quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển giao rủi ro hàng hóa. Đối với nhà xuất khẩu, nghĩa vụ thuê tàu thuộc về các điều kiện trong nhóm C, D quy định trong Incoterm 2000.
Về cơ bản, việc thu xếp chỗ với hãng vận tải sẽ phải thực hiện những bước sau: 

• Liên hệ với các đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước;
• Lựa chọn hãng và chuyến vận chuyển, đăng ký chuyển hàng, có thể xem xét thuê các dịch vụ cần thiết khác như vỏ container, bốc xếp và vận chuyển hàng về cảng;
• Giao hàng cho hãng vận chuyển và người chuyên chở;
• Ký biên bản giao hàng.

6. Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về kho bãi khai thác hàng lẻ

Sau khi lấy Booking note, doanh nghiệp sẽ bốc xếp hàng lên xe tải và vận chuyển về kho bãi theo chỉ định như trên Booking note của bên Consol.
Chủ hàng cần lưu ý những điều sau đây tại bước 6:

• Đóng gói kỹ hàng lẻ và dán shipping mark trên bao bì.
• Chuẩn bị trước phiếu xác nhận khối lượng (VGM) để nộp cho cảng.
• Lô hàng cần xuất phải được hạ trước giờ tàu cắt máng (closing time), nếu không sẽ dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu) mặc dù đã xong thủ tục.
• Nếu hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành khác tại cảng như kiểm dịch, hun trùng,… thì phải lấy mẫu ở bước này.

7. Bước 7: Làm thủ tục hải quan hàng xuất

Trong quy trình xuất khẩu hàng lẻ, để xuất hàng, doanh nghiệp phải làm thủ tục hải quan với bộ chứng từ gồm: 

• Hợp đồng ngoại thương;
• Hóa đơn thương mại;
• Phiếu đóng gói (VGM);
• Phiếu hạ hàng (lấy ở bước 6);
• Giấy giới thiệu.

Nộp bộ hồ sơ trên cho cơ quan hải quan để được thông quan. Sau thông quan, chủ hàng nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu vận chuyển, để họ ký thực xuất với hải quan giám sát và nhận lại tờ khai có xác nhận hàng đã thực xuất sau khi tàu rời cảng.
Trường hợp bạn xuất theo điều kiện FOB thì đến bước này là đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Tuy nhiên, trường hợp xuất khẩu hàng theo điều kiện C thì phải làm tiếp những bước dưới đây:

• Gửi SI (hướng dẫn gửi hàng) cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L (vận đơn), nhận B/L gốc (nếu có).
• Sau khi làm xong thủ tục hải quan và hàng cũng đã hạ tại cảng, chủ hàng gửi chi tiết làm Bill hoặc Hướng dẫn gửi hàng (SI- Shipping Construction) cho bên Consol trước thời hạn Cut-off Time, nhớ yêu cầu họ xác nhận để đảm bảo việc nhận được trước thời hạn đó.
• Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển gửi bản nháp vận đơn cho nhà xuất khẩu. Chủ hàng nên kiểm tra kỹ để phối hợp với bên console thực hiện thay đổi sớm nội dung chưa chính xác (nếu có).

Một lưu ý nhỏ đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading thay vì Master bill như đối với hàng nguyên cont (FCL).

 
Mẫu hợp đồng ngoại thương

8. Bước 8: Các bước khác của quy trình xuất khẩu hàng lẻ bằng đường biển

Khi đã có vận đơn, nên tiến hành gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.
Đồng thời làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, ví dụ như:

• Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy).
• Chứng nhận xuất xứ (CO).
• Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.
• Để đảm bảo không sai sót, gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra và xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.

9. Bước 9: Gửi chứng từ cho người mua hàng

Chủ hàng cần gửi cho người mua hàng bộ chứng từ gốc. Đồng thời gửi cả file scan cho bên nhập qua email trước, để họ chuẩn bị những bước tiếp theo cho quá trình nhập khẩu.
Như vậy là quy trình xuất khẩu hàng lẻ bằng đường biển đến đây là hoàn thành. Nhà xuất khẩu cũng lưu ý theo dõi sát sao vấn đề thanh toán của khách hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng.

 Bộ chứng từ xuất khẩu LCL gồm những giấy tờ gì?

Bộ chứng từ xuất khẩu bắt buộc phải có các giấy tờ sau:

• Hợp đồng ngoại thương;
• Phiếu đóng gói hàng hóa;
• Hóa đơn thương mại;
• Tờ khai hải quan;
• Vận đơn.

Ngoài ra, những giấy tờ dưới đây có thể có hoặc không tùy theo trường hợp thực tế mặt hàng xuất và hợp đồng thương mại:

• Tín dụng thư L/C.
• Chứng từ bảo hiểm.
• Giấy chứng nhận C/O.
• Chứng thư kiểm dịch.
• Giấy chứng nhận chất lượng CQ
• Chứng nhận kiểm định CA.
• Giấy chứng nhận vệ sinh.
• Chứng thư hun trùng.

Bên cạnh quy trình xuất khẩu hàng lẻ LCL, một điều khá quan trọng cho doanh nghiệp khi lựa chọn loại hình xuất hàng này, đó là cách tính giá cước vận chuyển và những lưu ý quan trọng khác.

1.    Các bước để tính giá cước vận chuyển của một kiện hàng lẻ LCL

Bước 1: Tính thể tích của kiện hàng.
Đo kích thước chiều dài, rộng và cao của kiện hàng đã được đóng (tính bằng mét).
Sau đó, áp dụng công thức sau để tính thể tích: 
Thể tích (m3 hay CBM) = Chiều dài (m) x Chiều rộng (m) x Chiều cao (m)
Bước 2: Xác định trọng lượng của kiện hàng bằng cách cân và tính theo đơn vị Tấn hay MT.
Bước 3: Tính giá cước vận chuyển hàng lẻ.
Dựa trên giá cước báo giá của bên công ty gom hàng lẻ, áp dụng công thức sau để tính:

• Giá cước vận chuyển tính theo thể tích (USD)= Thể tích (cm) x giá cước báo giá (USD)
• Giá cước vận chuyển tính theo trọng lượng(USD)= Trọng lượng (Tấn hay MT) x giá cước báo giá (USD)

So sánh kết quả hai phép tính trên, nếu kết quả nào cao hơn sẽ chọn làm giá cước vận chuyển của lô hàng lẻ đó.

2.    Những lưu ý khi gửi hàng lẻ LCL

Việc tìm và lựa chọn đơn vị giao hàng có đủ chuyên môn và giá thành cạnh tranh không phải là điều dễ dàng, nên bạn cần lưu ý những điều sau đây khi gửi hàng lẻ LCL:

• Thời gian vận chuyển và quá cảnh phù hợp với yêu cầu của bạn hay không.Tổng chi phí của tất cả các giai đoạn trong vận chuyển LCL là bao nhiêu.
• Cân nhắc khoảng cách địa lý từ điểm xuất phát của hàng được gửi đến kho xuất khẩu nếu không muốn thêm khoản phí vận chuyển khác.
• Xác định quãng đường từ kho hàng tại bến phía nhập khẩu đến nơi người nhận hàng yêu cầu nếu bạn không sử dụng dịch vụ giao hàng tận nơi.
• Xem xét những đánh giá từ khách hàng khác đã sử dụng dịch vụ của các công ty vận chuyển.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ về quy trình xuất khẩu hàng lẻ bằng đường biển. Quý khách hàng có nhu cầu lựa chọn đơn vị Logistics chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa, tư vấn và giúp bạn thực hiện các thủ tục xuất khẩu hàng lẻ LCL, hãy liên hệ Interone để được phục vụ.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc xuất khẩu hàng lẻ bằng đường biển, Interrone tự tin mang đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất trong xuất khẩu hàng hóa theo phương thức LCL.

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: Tầng 5, 116 Phường Trung Liệt, Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
• Phone: 024.7305.0668
• Email: info@itolog.net