Hồ sơ công bố sản phẩm là gì? Hồ sơ công bố sản phẩm gồm những gì?

Trước hết chúng ta cần biết công bố sản phẩm là gì? Công bố sản phẩm là việc các doanh nghiệp cần phải làm trước khi đưa sản phẩm lưu hành tự do trên thị trường Việt Nam. Có thể xem đây là tấm giấy thông hành của các loại hàng hóa.

Thủ tục này là bắt buộc, nếu không thực hiện mà đã lưu hành sản phẩm thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt. Việc này không chỉ đảm bảo quyền lợi của người tiêu dùng, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như thúc đẩy hoạt động kinh doanh, sản phẩm nhận được sự chú ý nhiều hơn và tạo được niềm tin để khách hàng yên tâm lựa chọn. 
 

Để việc lưu hành sản phẩm được thuận lợi, các doanh nghiệp cần xác định được sản phẩm của mình thuộc đối tượng cần công bố hay không theo quy định của Nhà nước, sau đó mới làm hồ sơ công bố sản phẩm đầy đủ.

1. Sản phẩm cần thực hiện thủ tục công bố sản phẩm

Hiện nay, sản phẩm cần thực hiện thủ tục công bố có 2 hình thức là tự công bố và đăng ký công bố.

Nhóm 1: Sản phẩm tự công bố

Tự công bố sản phẩm là việc các cá nhân, tổ chức tự nguyện đăng ký công khai thông tin lưu hành sản phẩm thuộc hoạt động kinh doanh của mình với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Các thông tin về sản phẩm được đăng tải trên cổng thông tin điện tử được quy định.
 

Theo khoản 1, Điều 4, Nghị định 15/2018/NĐ-CP của Chính phủ, ban hành vào ngày 02/02/2018, quy định những sản phẩm sau đây nằm trong danh sách tự công bố chất lượng:

• Thực phẩm đã được chế biến và bao gói sẵn.

• Phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ việc chế biến thực phẩm.

• Dụng cụ chứa, đựng thực phẩm.

• Vật liệu dùng để bao gói tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm.

Nhóm 2: Sản phẩm cần đăng ký công bố

Đăng ký công bố sản phẩm là việc cá nhân, tổ chức đăng ký công bố chất lượng sản phẩm với cơ quan Nhà nước, trước khi đưa sản phẩm vào lưu hành tự do trong thị trường, bao gồm cả sản phẩm trong nước và nhập khẩu. Đây chính là hoạt động đăng ký cấp giấy phép lưu hành sản phẩm.
 
Theo điều 6, Nghị định số 15/2018/NĐ-CP của Chính Phủ đã quy định chi tiết các đối tượng cần đăng ký công bố sản phẩm, bao gồm:

• Thực phẩm bảo vệ sức khỏe hoặc dành cho chế độ ăn đặc biệt.

• Thực phẩm dinh dưỡng thuộc lĩnh vực y học.

• Sản phẩm dinh dưỡng đối với trẻ dưới 36 tháng tuổi.

• Chất phụ gia thực phẩm thuộc một trong các trường hợp: 

• Có công dụng mới;

• Không thuộc danh mục phụ gia được sử dụng cho thực phẩm theo quy định của Bộ Y tế;

• Không đúng với đối tượng được phép sử dụng do Bộ Y tế quy định.

2. Sản phẩm được miễn thủ tục công bố

Theo Khoản 2, Điều 4, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, sản phẩm được miễn thủ tục công bố bao gồm:

• Sản phẩm, nguyên liệu được sản xuất hoặc nhập khẩu chỉ dùng để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu.

• Sản phẩm, nguyên liệu được sản xuất hoặc nhập khẩu chỉ phục vụ cho việc sản xuất trong nội bộ của cá nhân, tổ chức, không tiêu thụ tại thị trường trong nước.

Nếu bạn xác định được sản phẩm của cá nhân, doanh nghiệp mình thuộc nhóm cần thực hiện thủ tục công bố sản phẩm thì bước tiếp theo là phải nắm được trình tự, thủ tục để xây dựng hồ sơ công bố sản phẩm và tiến hành công bố sản phẩm.

Việc thực hiện công bố chất lượng sản phẩm sẽ phải trải qua rất nhiều công đoạn, từ tìm hiểu thủ tục pháp lý liên quan đến chuẩn bị hồ sơ, làm việc với cơ quan chức năng nhà nước. Đây là quy trình khá phức tạp nên các các nhân, tổ chức có nhu cầu công bố sản phẩm cần nắm vững các bước để mọi việc được suôn sẻ, thuận lợi

1. Trình tự công bố sản phẩm

Các sản phẩm, hàng hóa thuộc nhóm tự công bố sẽ áp dụng trình tự công bố khác với nhóm cần đăng ký công bố.

1.1. Tự công bố sản phẩm 

Để có thể tự công bố sản phẩm, cá nhân và tổ chức cần thực hiện trình tự sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2: Tiến hành kiểm nghiệm sản phẩm

Thực hiện kiểm nghiệm sản phẩm đạt yêu cầu về chỉ tiêu chất lượng trong thời hạn 12 tháng. Các tiêu chí kiểm nghiệm mà sản phẩm phải đạt được phải theo từng loại sản phẩm cụ thể do Nhà nước quy định.

Bước 3: Doanh nghiệp tự công bố sản phẩm

Các cá nhân, tổ chức thực hiện tự công bố sản phẩm qua các kênh như: Phương tiện thông tin đại chúng, cổng điện tử hoặc niêm yết thông báo công khai tại trụ sở.

 
Mẫu bản tự công bố sản phẩm

Ngoài ra, tổ chức và cá nhân còn phải công bố trên hệ thống thông tin dữ liệu cập nhật về an toàn thực phẩm của mình. Trường hợp chưa có hệ thống thông tin dữ liệu này để đăng tải thì phải nộp 01 bản tự công bố (bản giấy) đến cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền. Cơ quan này sẽ lưu trữ hồ sơ, có trách nhiệm công bố sản phẩm trên trang thông tin điện tử của mình.

1.2. Đăng ký bản công bố sản phẩm 

Đối với sản phẩm, hàng hóa phải thực hiện đăng ký công bố thì cần áp dụng trình tự sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2: Nộp hồ sơ
Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ công bố sản phẩm đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận theo đường bưu điện, cổng thông tin trực tuyến hoặc nộp trực tiếp đều được. 
Cơ quan tiếp nhận tiến hành kiểm tra, thẩm định hồ sơ. 

• Nếu hồ sơ đạt yêu cầu thì sẽ cấp giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm trong vòng 7 ngày kể từ khi tiếp nhận hồ sơ. 

• Nếu hồ sơ chưa đạt, cơ quan tiếp nhận sẽ có văn bản nêu rõ lý do và căn cứ pháp lý để yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Sau 90 ngày kể từ khi có văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung mà cá nhân, tổ chức không nộp lại thì xem như hồ sơ công bố sản phẩm đăng ký trước đó không còn giá trị. Nếu hồ sơ được bổ sung và nộp lại, trong vòng 7 ngày, kể từ khi nhận lại hồ sơ, cơ quan tiếp nhận sẽ thẩm định và có văn bản trả lời.

Bước 3: Công bố sản phẩm
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo công khai trên cổng thông tin điện tử của mình cũng như hệ thống cơ sở dữ liệu an toàn thực phẩm về tên tổ chức, cá nhân, tên sản phẩm được cấp bản công bố.      
Sau khi công bố chất lượng sản phẩm, các tổ chức và cá nhân sẽ phải đảm bảo duy trì ổn định chất lượng của các sản phẩm đúng như những gì đã trình báo lên cơ quan Nhà nước trước đó. Nếu có bất cứ sai sót gì về chất lượng của sản phẩm sau khi công bố, doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
 

 Hồ sơ đạt yêu cầu thì sẽ được cấp giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm 

2. Hồ sơ công bố sản phẩm 2022 bao gồm những gì?

Hồ sơ công bố sản phẩm mới nhất thực hiện theo quy định của Nhà nước tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP của Chính phủ.

2.1. Đối với sản phẩm có thể tự công bố
 

Đối với sản phẩm do cá nhân, tổ chức tự công bố, hồ sơ công bố sản phẩm cần có:

• Bản tự công bố sản phẩm theo mẫu số 01 tại phụ lục I, ban hành kèm theo Nghị định số 15/2018/NĐ-CP;

• Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm đạt an toàn thực phẩm trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (bản chính hoặc bản sao chứng thực). Phiếu được cấp bởi phòng kiểm nghiệm được Nhà nước chỉ định hoặc được công nhận phù hợp ISO 17025;

• Nhãn hoặc mẫu nhãn sản phẩm dự kiến, hoặc có thể là hình ảnh chụp trực tiếp từ nhãn sản phẩm. Đối với hàng nhập khẩu thì cần làm nhãn, dịch nhãn, nhãn phụ cho sản phẩm.

2.2. Đối với sản phẩm cần đăng ký công bố

Những sản phẩm cần đăng ký công bố còn tùy thuộc đó là sản phẩm nhập khẩu hay trong nước mà hồ sơ công bố sản phẩm sẽ khác nhau đôi chút.

Đối với sản phẩm nhập khẩu cần đăng ký công bố

Thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu nói riêng và các sản phẩm nhập khẩu nói chung được quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP của Chính phủ.

 
Mỹ phẩm là một trong số sản phẩm nhập khẩu cần đăng ký công bố

Hồ sơ công bố sản phẩm đối với sản phẩm nhập khẩu cần đăng ký công bố gồm các giấy tờ sau:

• Bản công bố sản phẩm quy định tại mẫu 02, phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP;

• Một trong số các Giấy chứng nhận sau đây do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ/nhập khẩu sản phẩm cấp: Giấy chứng nhận lưu hành tự do (certificate of free sale), Giấy chứng nhận xuất khẩu (certificate of exportation), Giấy chứng nhận y tế (health certificate) (Giấy chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự);

• Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm đạt an toàn thực phẩm trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Phiếu được cấp bởi phòng kiểm nghiệm được Nhà nước chỉ định hoặc được công nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 17025 (bản chính hoặc bản sao chứng thực);

• Bằng chứng khoa học để chứng minh thành phần tạo nên công dụng sản phẩm hoặc công dụng sản phẩm đã công bố (bản chính hoặc bản sao có xác nhận của tổ chức, cá nhân). Trường hợp lấy công dụng thành phần của sản phẩm để làm bằng chứng cho công dụng sản phẩm thì liều sử dụng hàng ngày của sản phẩm ít nhất phải lớn hơn hoặc bằng 15% lượng sử dụng của thành phần đó đã nêu trong tài liệu;

• Trường hợp sản phẩm là thực phẩm bảo vệ sức khỏe cần có thêm Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đạt yêu cầu GMP hoặc tương đương (bản có xác nhận của tổ chức, cá nhân).

Đối với sản phẩm trong nước 

Hồ sơ công bố sản phẩm đối với sản phẩm sản xuất trong nước cơ bản gần giống với sản phẩm nhập khẩu.
 

Các sản phẩm sản xuất trong nước cũng cần đăng ký công bố sản phẩm

Hồ sơ bao gồm:

• Bản công bố sản phẩm quy định tại mẫu 02, phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP;

• Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm đạt an toàn thực phẩm trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Phiếu được cấp bởi phòng kiểm nghiệm được Nhà nước chỉ định hoặc được công nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 17025 (bản chính hoặc bản sao chứng thực);

• Bằng chứng khoa học để chứng minh thành phần tạo nên công dụng sản phẩm hoặc công dụng sản phẩm đã công bố (bản chính hoặc bản sao có xác nhận của tổ chức, cá nhân). Trường hợp lấy công dụng thành phần của sản phẩm để làm bằng chứng cho công dụng sản phẩm thì liều sử dụng hàng ngày của sản phẩm ít nhất phải lớn hơn hoặc bằng 15% lượng sử dụng của thành phần đó đã nêu trong tài liệu;

• Trường hợp sản phẩm là thực phẩm bảo vệ sức khỏe cần có thêm Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đạt yêu cầu GMP hoặc tương đương (bản có xác nhận của tổ chức, cá nhân);

• Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm nếu tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng phải có giấy chứng nhận theo quy định.

• Khi nộp hồ sơ cần đăng ký công bố sản phẩm lên cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, trong khoảng 7-20, cá nhân hoặc tổ chức sẽ nhận được số công bố sản phẩm.

Ngoài những nội dung về trình tự, thành phần tài liệu trong hồ sơ công bố sản phẩm thì các cá nhân, tổ chức còn cần lưu ý những điều sau đây khi chuẩn bị hồ sơ:

• Các tài liệu có trong hồ sơ phải trình bày bằng bằng Tiếng Việt, trường hợp giấy tờ gốc là tiếng nước ngoài thì cần được dịch thuật công chứng sang Tiếng Việt và còn hiệu lực ở thời điểm tự công bố.

• Nếu sản phẩm có sự thay đổi về tên, xuất xứ và thành phần cấu tạo thì cá nhân, tổ chức phải tự công bố lại. Trường hợp thay đổi khác thì phải thông báo bằng văn bản, đồng thời gửi đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ.

• Nếu tổ chức có 2 cơ sở trở lên và sản xuất cùng một loại sản phẩm thì chỉ cần nộp hồ sơ tại một cơ quan có thẩm quyền ở địa phương nơi có cơ sở sản xuất do doanh nghiệp tự lựa chọn. Những lần nộp hồ sơ tự công bố sau đó doanh cũng cũng phải nộp tại cơ quan lựa chọn trước đó.

Trên đây là một số thông tin chi tiết về hồ sơ công bố sản phẩm. Hy vọng rằng những thông tin này có thể giúp ích cho các cá nhân, tổ chức trong quá trình đưa sản phẩm ra ngoài thị trường.