Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết nhất mà bạn phải biết

Quy trình xuất khẩu hàng hóa nhìn chung khá phức tạp với nhiều khâu khác nhau. Để hoạt động này được thực hiện suôn sẻ, nhiều doanh nghiệp lựa chọn đơn vị logistic uy tín giúp sức. Tuy nhiên, bản thân doanh nghiệp cũng cần nắm được tổng quan quy trình để chủ động hơn khi cần xuất hàng. 

 Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa 

Toàn bộ sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa, áp dụng cho cả quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không sẽ được phân tích chi tiết ngay dưới đây.

1. Đàm phán sau đó ký kết hợp đồng ngoại thương

Đây là bước đầu tiên cần tiến hành trước khi bước vào ký kết hợp đồng. Để việc đàm phán thành công thì khâu chuẩn bị rất quan trọng với các công việc như chuẩn bị nội dung, mục tiêu đàm phán, thông tin về hàng hóa, nhân sự thực hiện, nắm thông tin về đối tác,... Việc đàm phán thương mại có thể tiến hành qua thư tín, điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp.
Trong quá trình đàm phán, các bên cần xem xét cẩn thận tất cả các điều khoản nêu ra trong hợp đồng. Chú trọng vấn đề về vận chuyển, thủ tục hải quan, bao gồm: Thanh toán, thời gian giao hàng, chất lượng và xác nhận chất lượng, chứng từ vận chuyển, chứng từ thanh toán,… Ngoài ra, các nội dung cơ bản khác của hợp đồng cũng cần được thống nhất như thông tin gói hàng, giá cả, hình thức thanh toán, các phí dịch vụ, khuyến mãi, khiếu nại. Khi hai bên thống nhất được các điều khoản, sau đàm phán sẽ đi đến bước ký kết hợp đồng.

 Đàm phán các điều khoản trong hợp đồng

2. Ký hợp đồng giao dịch

Ký hợp đồng giao dịch là bước hết sức quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Hợp đồng xây dựng dựa trên các điều kiện:

• Các quy định, định hướng, kế hoạch và chính sách phát triển kinh tế của Nhà nước;
• Nhu cầu thị trường, chào hàng, đơn đặt hàng của bạn hàng;
• Các điều khoản mà hai bên đã cam kết là điều kiện bắt buộc của hợp đồng: Tên hàng, phẩm chất, quy cách, số lượng, bao bì, ký mã hiệu, giá cả; Thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng, vận tải; Điều kiện kiểm nghiệm hàng hóa, thanh toán trả tiền, khiếu nại, điều kiện bất khả kháng, điều khoản trọng tài.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp xuất khẩu theo điều kiện C, D thì bắt buộc phải chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển hàng hóa chặng chính chứ không phải đối tác. Bạn sẽ cần thuê một công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển để họ làm các bước cần thiết trong quá trình chuyển hàng sang nước ngoài.
 

Ký hợp đồng

3. Xin giấy phép xuất khẩu

Theo nghị định 69/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường, phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh trong nước của mình và đã được sự cho phép của cơ quan ban ngành.
Tuy nhiên, Quyết định này không áp dụng với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Bạn bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu của Bộ, Ngành quản lý nếu đó là hàng gỗ, đá quý, cổ vật, sách báo, vật liệu nổ, tác phẩm nghệ thuật,...
Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, việc xin giấy phép xuất khẩu sẽ tốn rất nhiều thời gian. Bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan của Interone Logistics để mọi thứ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn!

4. Chuẩn bị hàng để giao cho bên vận chuyển

Đây là một trong những nội dung đã cam kết trong hợp đồng xuất khẩu đã ký trước đó. Chủ hàng phải thu gom hàng hóa rồi tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ kỹ mã hiệu hàng hoá. Sau đó, bên bán tiến hành giao hàng cho người chuyên chở theo đúng lịch trình đã thỏa thuận trong hợp đồng đã ký, có kèm theo chỉ dẫn cần thiết để họ giao cho hãng vận chuyển (hàng không hoặc đường biển).

Chuẩn bị hàng xuất khẩu

5. Làm thủ tục hải quan và giao hàng tại nước nhập khẩu

Làm thủ tục hải quan là điều bắt buộc trong quy trình xuất khẩu hàng hóa đối với bất kỳ mặt hàng nào. Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa cần chuẩn bị hồ sơ gồm các chứng từ cần thiết sau:

• Hợp đồng ngoại thương;
• Commecial invoice;
• Packing list;
• Giấy giới thiệu;
• Chứng từ khác nếu có giao cho cung cấp dịch vụ chuyên chở (các công ty forwarder) để trình cho cục hải quan kiểm tra, quyết định thông quan cho lô hàng.

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu thì chủ hàng tiến hành giao hàng tại cảng của nước nhập khẩu. Tại đây, đại lý của bên chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến thuế, hải quan tại cảng hay sân bay để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng.
 

Giao hàng tại cảng hải quan

6. Chuẩn bị thanh toán

Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Để tránh những rủi ro cao cho nhà xuất khẩu trong thu hồi tiền hàng, đòi hỏi bạn phải có nghiệp vụ xác nhận thanh toán vững chắc. Hiện nay có hai phương thức thanh toán sau được sử dụng rộng rãi:

• Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C): Người mua phải mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn đã thỏa thuận, bên bán cần xác định lại khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C mà khách hàng đã lập trước khi giao hàng.
• Thanh toán bằng phương thức nhờ thu: Ngay sau khi giao hàng, doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập đầy đủ chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để ủy thác cho đơn vị này việc thu đòi tiền của đối tác.
• Thanh toán bằng điện chuyển tiền TT (Telegraphic Transfer): Ngân hàng sẽ chuyển một số tiền cho bên xuất khẩu bằng cách chuyển tiền điện Swift/telex dựa trên sự chỉ định của bên nhập khẩu.

Khi xuất hàng, ngoài nắm vững quy trình xuất khẩu hàng hóa thì những lưu ý dưới đây cũng rất quan trọng, giúp phòng ngừa các trường hợp đáng tiếc có thể xảy ra và tránh thiệt hại không đáng có nếu biết trước.

 
Những lưu ý khi xuất hàng ra nước ngoài

1. Hàng hóa phải có giấy tờ đầy đủ

Xuất khẩu hàng hóa bắt buộc bạn phải có đầy đủ giấy tờ kèm theo đúng quy định nếu không muốn bị cấm xuất khẩu. Thông thường, doanh nghiệp bắt buộc phải chứng minh được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, tem phiếu đầy đủ và các thủ tục giấy tờ khác.

2. Phải luôn luôn chú ý đến trọng lượng món hàng

Vận chuyển hàng hóa có quy định rõ ràng về trọng lượng món hàng được phép vận chuyển. Tùy số lượng hàng cần vận chuyển, bạn hãy lựa chọn loại hình xuất khẩu phù hợp. Với đường hàng không, chỉ cho phép trọng lượng hàng ở mức độ vừa và nhỏ nên bạn có thể sử dụng hai loại hình xuất khẩu khác đó là đường thủy thủy hoặc đường bộ với lượng hàng nhiều.

3. Liên hệ với bên vận chuyển

Liên lạc với đại lý vận chuyển là lưu ý không nên bỏ qua trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Mục đích của việc này là để lấy thông tin về lịch trình và giá cước, so sánh để lựa chọn hãng vận chuyển uy tín và tuyến vận chuyển thích hợp, tìm hiểu về các gói dịch vụ phát sinh. Bạn cũng cần duy trì liên hệ để giao hàng cho hãng vận chuyển, ký biên bản giao hàng và cung cấp thông tin bổ sung, cuối cùng là để đổi biên lai hay biên bản lấy vận đơn và thanh toán cước phí.

4. Đóng gói đầy đủ theo quy định

Hàng hóa xuất khẩu cần tuân thủ việc đóng gói theo đúng theo quy trình và quy định với từng mặt hàng. Nếu hàng thực phẩm thì phải đóng trong thùng gỗ, hàng tươi sống phải giữ lạnh và có đá lạnh đi kèm,... đó cũng là cách để bảo quản hàng hóa được tốt nhất, tránh thiệt hại do hàng bị hư hỏng khi còn chưa kịp cập cảng.

5. Vận chuyển phải ghi rõ ràng thông tin địa chỉ người nhận

Điều tưởng chừng nhỏ này lại rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa nếu bạn không muốn hàng hóa bị trả lại do không xác định được nơi nhận. Chính vì thế, trước khi giao hàng tại cảng biển, sân bay, hải quan thì chủ hàng nên kiểm tra lại thông tin địa chỉ người nhận đã chính xác hay chưa.

6. Giải quyết tranh chấp

Những tranh chấp, khiếu nại như vấn đề thiếu hàng, hàng hư hỏng, phía khách hàng vi phạm hợp đồng,... có thể xảy ra. Khi phát hiện sai phạm, cần phản ánh ngay để tìm hướng giải quyết kịp thời. Việc giải quyết tranh chấp rất phức tạp nên tốt nhất bạn hãy cẩn thận khi soạn hợp đồng, rà soát lại các điều khoản để tránh những sai phạm đáng tiếc cho cả hai bên.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ về quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết và đầy đủ được cập nhật mới nhất. Với tiêu chí KHÁCH HÀNG LÀ SỨ MỆNH CỦA CÔNG TY, Interone Logistic chúng tôi cung cấp dịch vụ then chốt cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa, bao gồm:

• Tư vấn hải quan, nâng hạ và di chuyển máy móc;
• Vận chuyển đường biển quốc tế;
• Vận chuyển đường hàng không quốc tế;
• Vận chuyển nội địa;
• Vận chuyển đường bộ biên giới các nước lân cận Việt Nam.

Nếu bạn đang có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa, đặc biệt sang các thị trường Châu Á (Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Thái Lan, Ấn Độ, Campuchia, Indonesia, Lào, Malaysia, Myanmar, Philippines, Singapore, các nước Trung Đông), Châu Âu (Thụy Sỹ, Đức, Hà Lan, Ý), Châu Mỹ, New Zealand,... hãy nhấc máy đến hotline 024.7305.0668 hoặc truy cập http://itolog.net/ để được tư vấn và hỗ trợ về quy trình xuất khẩu hàng hóa.